«ЛокоТех-Сервис» начал масштабный переход на электронный формат внутреннего документооборота. Предприятия будут ежемесячно оформлять десятки тысяч документов в области движения товарно-материальных ценностей без использования бумажных носителей, что позволит сократить издержки на расходные материалы и ускорить согласование документов.
Для внутреннего электронного документооборота в компании используется учетная система 1С:ERP — в настоящее время документы заносятся в нее в виде сканов бумажных носителей. Функционал электронной подписи начнет применяться для 19 видов наиболее часто оформляемых первичных документов, с помощью которых осуществляется оборот и учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в «ЛокоТех-Сервис» (передача материалов в производство, перемещение, списание и др). Это необходимое для ремонта и техобслуживания локомотивов оборудование, комплектующие, расходные материалы, инвентарь, инструмент, оснастка, спецодежда и защитная экипировка.
Объем первичных учетных документов по движению ТМЦ на всех площадках «ЛокоТех-Сервис» достигает нескольких десятков тысяч в месяц. Специалисты на местах обязаны в установленные графиком сроки закрытия подписать, отсканировать и разместить их в системе электронного архива. Несоблюдение сроков несет риски: в оперативном и регламентированном учете это может привести к получению ложных выводов об экономике предприятия. Кроме того, наличие первичных документов без подтверждения реального факта хозяйственных операций лишает организацию права на получение налоговых вычетов по НДС и учет соответствующих расходов.
«Среди оснований для реализации проекта — требование нашего основного заказчика перейти на электронный документооборот по расходным договорам, заключенным между Дирекцией тяги ОАО «РЖД» и «ЛокоТех-Сервис». Инициатива также соответствует Плану мероприятий Правительства РФ в области цифровой трансформации ключевых отраслей экономики до 2030 года. Конкретно для нашей компании основная цель внедрения электронной подписи — унификация и повышение эффективности системы управления структурными подразделениями, снижение трудоемкости в процессе документооборота управляющей компании «ЛокоТех» и производственных предприятий «ЛокоТех-Сервис», — рассказала главный бухгалтер «ЛокоТеха» Елена Шарикова.
Руководитель подчеркнула, что среди основных прогнозируемых эффектов — снижение расходов. Использование внутреннего электронного документооборота повышает скорость обработки документов, снижает финансовые и трудовые затраты: позволяет экономить расходные материалы для печати, избавляет от необходимости содержать архивное помещение, а также ведет к увеличению производительности труда сотрудников за счет высвобождения времени, что составляет десятки человеко-часов.
«Пилотные проекты по внедрению электронной подписи, проведенный в сервисных локомотивных депо Москва-Сортировочная и Курск показали: только по одному предприятию за месяц можно перевести в цифровой формат более девяти тысяч документов. Это огромный объем бумаги: в среднем первичный документ на одну хозяйственную операцию занимает полтора листа, которые следует распечатать в двух-трех экземплярах. Далее его вручную должны подписать минимум трое специалистов: кто разрешил, кто отпустил и кто принял. Есть такие хозяйственные операции, которые требуют комиссионного подписания. С учетом того, что специалисты не находятся в одном кабинете, на подписание уходят часы, а иногда и дни. Электронный же документ легко создать, подписать и отправить по маршруту согласования в режиме онлайн. В среднем, подписание одним человеком теперь занимает от 0,1 секунды. Уходит этап сканирования и размещения в системе электронного архива первичных документов. Все подписанные простой электронной подписью документы хранятся в учетной системе 1С: ERP, — рассказала руководитель департамента по ведению учета товарно-материальных ценностей, внеоборотных активов и материалов повторного использования «ЛокоТех-Эксперт» Наталья Болгова.
Переход на ВЭДО приведет к упрощению процессов — будет легко отследить путь файла, проанализировать, на каком этапе подписания происходят задержки, внести корректировки. В депо пользоваться сервисом будут мастера, кладовщики, в отдельных случаях — бригадиры. Для удобства в системе реализован функционал получения уведомлений на электронную почту пользователя: например, о том, что документ подписан и можно получить материалы на складе. Переход на цифровой формат не потребует специальной техники и специфических знаний — достаточно пользовательских инструкций и обучающих семинаров, которые будут проведены для всех филиалов.
Переводить на электронный документооборот планируется по одному филиалу в месяц. С 1 июня 2026 года на электронное подписание переходят все депо Московского филиала «ЛокоТех-Сервис», с 1 июля — Западно-Сибирский, с 1 августа — Забайкальский, далее — по утвержденному графику. Полностью переход во всех филиалах «ЛокоТех-Сервис» планируется завершить к июлю 2027 года.
Источник: «РБК» от 03.06.2026 г.
